चाहे आप अपने ऑफिस में बॉस हो या एक एम्प्लोयी ही क्यों न हो, आपको हर दिन में सैकड़ो ईमेल आते हैं। लेकिन ई-मेल की इस भीड़ में कई बार आप महत्वपूर्ण ई-मेल्‍स को खो सकते हैं, जैसे आपके बॉस के या महत्वपूर्ण कस्‍टमर्स के।

Microsoft का Outlook एक लोकप्रिय ई-मेल क्‍लायंट हैं, जिसे लगभग सभी ऑफिसेस में कॉन्फ़िगर किया जाता हैं। यदि आप भी Outlook का उपयोग करते हैं तो आपके लिए एक खुशखबरी हैं।

यह सुनिश्चित करने के लिए कि महत्वपूर्ण कौन्‍टैक्‍ट के ईमेल दूसरों से अलग दिखे और आपका ध्यान उनपर जल्दी से जाए, आप आऊटलूक में कुछ रूल सेट कर सकते हैं, ताकि वे अलग कलर, फॉन्‍ट या साइज़ में दूसरों से अलग दिख सके।

उदाहरण के लिए, आप अपने बॉस से आनेवाले ईमेल को रेड कलर में एक बड़े फॉन्ट में दिखा सकते या क्‍लायंट से आए ई-मेल का कलर ग्रीन रख सकते हैं।

यह ट्रिक Outlook 2007 से लेकर Outlook 2019 तक सभी पर काम करती हैं, लेकिन हर एक में तरीका थोड़ा अलग हैं।

Conditional formatting मैसेज को एक डिफाइन कडिशन को पूरा करने पर अलग कलर, फॉन्‍ट या स्‍टाइल से दूसरों से अलग दिखाने का एक तरीका हैं।

आप ऐसी कंडिशन को निर्दिष्ट करते हैं जो एक आने वाले मैसेज ने पूरा करना चाहिए, जैसे कि एक sender का नाम या email address, और फिर conditional formatting केवल उन मैसेजेज पर लागू होता है।

Outlook Tools के साथ Microsoft Outlook Settings को कस्टमाइज़ करें आसानी से!

Highlight Most Important Mails in Outlook

For Outlook 2010, 2013, 2016:

1. View टैब में View Settings ऑप्‍शन पर क्लिक करें।

2. अब एक पॉप-अप विंडो ओपन होगी। यहां पर Conditional Formatting को सिलेक्‍ट करें।

3. यहां पर पहले बनाए गए डिफॉल्‍ड रूल्‍स आपको राइट साइड में दिखाई देंगे। एक नया रूल बनाने के लिए, Add पर क्लिक करें।

4. अपने rule के लिए एक नाम दें। यदि आप किसी व्‍यक्‍ती या कंपनी से आनेवाले ई-मेल को हाईलाइट करना चाहते हैं, तो आसानी के लिए उसका नाम यहां पर दे।

5. Font पर क्लिक करें।

6. एक Font की विंडो ओपन होगी। यहां पर उस मेल के लिए color, style और size चुनें और OK पर क्लिक करें।

7. अब Condition पर क्लिक करें।

यहां पर From के आगे, उस sender या senders का ईमेल एड्रेस टाइप करें जिसे आप हाइलाइट करना चाहते हैं। कई ईमेल एड्रेस के लिए, semicolon (;) से अलग करें। अब OK पर क्लिक करें।

नोट- यदि आप काई एक विशिष्‍ट कंपनी से आनेवाले सभी ई-मेल को Conditional Formatting करना चाहते हैं, तो आप @domainname.com का उपयोग कर सकते हैं। उदाहरण के लिए itkhoj.com से आनेवाले सभी ई-मेल के लिए @itkhoj.com टाइप करें।

अब IT Khoj से आने वाले सभी ई-मेल इस तरह से दिखाई देंगे-

दोस्तों, मुझे उम्मीद हैं की अब आप कोई भी महत्वपूर्ण ई-मेल को मीस नहीं करेंगे।

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